В настоящее время многие крупные компании почти полностью перешли на электронный документооборот, что позволяет экономить: природные ресурсы, площади архивных помещений, денежные средства предприятия и рабочее время сотрудников.
Почему почти? Потому что некоторые виды документов не так просто оформить в электронном виде, например, протоколы проверки знания требований охраны труда.
Пункт 91 Постановления Правительства РФ от 24.12.2021 N 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда» дает возможность оформления протокола в электронном виде: «…Протокол проверки знания требований охраны труда работников может быть оформлен на бумажном носителе или в электронном виде и является свидетельством того, что работник прошел соответствующее обучение по охране труда».
Несмотря на это, мало кто представляет, как обеспечить электронное подписание протокола всеми участниками проверки знания (слушателями и членами комиссии).
Технически с нашей стороны, как учебного центра, есть возможность подписать протокол электронными подписями членов комиссии.
При этом необходимо, чтобы со стороны клиента протокол был также подписан электронными подписями слушателей. Протокол, подписанный обычными подписями на бумаге, заверить с другой стороны электронными не получится.
Почему? Потому что в таком случае документ не будет иметь полноценной юридической силы ни в электронном, ни в бумажном виде. Ручная подпись не имеет юридической силы в отсканированном виде, а электронная подпись — в распечатанном.
Какие электронные подписи подойдут и не подойдут для подписания документа
Какие вообще бывают виды электронной подписи?
Простая электронная подпись (ПЭП)
Используется для подтверждения действия без применения криптографических средств защиты информации. Считается наименее надежным методом подписания. Может представлять из себя, например пару логин и пароль для входа на сайт или SMS-код. Позволяет установить факт подписания документа определенным лицом, но не может подтвердить неизменность документа. Применяется, когда в требованиях не прописан определенный тип подписи.
ПЭП может иметь юридическую силу на основании заключенного соглашения между участниками электронного взаимодействия, соответствующего п. 2 ст. 6 63-ФЗ, а также при выполнении следующих условий:
Статья 9. 63-ФЗ Использование простой электронной подписи
Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:
- простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
- ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
- Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Обладает более высоким уровнем защиты. НЭП формируется с помощью криптографических средств и ключа электронной подписи, но не имеет требований к сертификации. НЭП позволяет как установить личность человека, подписавшего документ, так и подтвердить неизменность.
Документы, подписанные НЭП, могут быть юридически значимыми, но для этого контрагентам нужно подписать отдельное соглашение, соответствующее п. 2 ст. 6 63-ФЗ.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Создается с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации и ключа электронной подписи, выпущенной аккредитованным удостоверяющим центром. КЭП подтверждает подписание и неизменность документа. КЭП наиболее часто применяется в электронном документообороте между контрагентами и госорганами.
Документы, подписанные КЭП, имеют полноценную юридическую силу и приравниваются к бумажному аналогу с подписью от руки в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» № 63-ФЗ.
Таким образом, для юридически значимого документооборота с контрагентами могут быть использованы все типы электронной подписи при соблюдении соответствующих условий.
Какими электронными подписями можно подписывать протоколы по охране труда?
Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 не устанавливает требований к виду электронной подписи, применяемой при оформлении протокола проверки знаний требований охраны труда.
Следовательно, стороны могут использовать любую из трёх видов электронной подписи — квалифицированную (КЭП), неквалифицированную (НЭП) или простую (ПЭП) — при соблюдении установленных условий.
Порядок электронного взаимодействия работодателя и работника определяется статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Согласно статье 6 Федерального закона № 63-ФЗ:
- электронные документы, подписанные КЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно;
- документы, подписанные НЭП или ПЭП, приравниваются к бумажным при наличии соответствующих соглашений и локальных актов, определяющих порядок проверки и конфиденциальности подписи.
Протокол по охране труда не относится к числу документов, которые должны оформляться исключительно на бумаге, поэтому его подписание в электронном виде является законным при соблюдении установленных условий. Кроме соглашения между контрагентами это также касается локальных нормативных актов, то есть организации электронного документооборота на предприятиии.
Организация электронного документооборота внутри предприятия
Для внедрения и ведения электронного документооборота (в том числе в сфере охраны труда, обучения, инструктажей по пожарной и электробезопасности) работодателю необходимо обеспечить следующие условия:
- наличие информационной системы, поддерживающей электронное подписание документов;
- заключение соглашения о применении электронных подписей между работодателем и работниками;
- принятие локальных нормативных актов, регламентирующих порядок ЭДО;
- уведомление работников о переходе на электронный формат взаимодействия и получение письменных согласий;
- наличие у сторон действующих электронных подписей соответствующего уровня.
Ответственность за организацию ЭДО и расходы на получение электронных подписей несёт работодатель.
Применение ЭП на практике
Что нужно для создания электронного документа, подписанного ЭП
Для подписания электронных протоколов проверки знаний требований охраны труда участники используют свои электронные подписи в специализированных программах или сервисах, обеспечивающих возможность многократного подписания одним документом.
Для подписания документа на компьютере должен быть установлен криптопровайдер (CryptoPro CSP). В качестве интерфейса для подписания документов можно применять, например, КриптоАРМ.
Подписать протокол в системе электронного документооборота не получится, потому что система технически не предусматривает возможность подписания документа более, чем двумя сторонами, а в протоколе должны поставить подпись слушатели (один и более), а также несколько членов комиссии.
Для подписания электронного документа необходимо:
- Загрузить документ в систему или сервис для подписания;
- Выбрать сертификат для подписания;
- Подписать электронный документ с использованием закрытого ключа электронной подписи.
Таким образом, возможность оформления и подписания протокола проверки знаний требований охраны труда в электронном виде закреплена в законодательстве и может быть реализована на практике при соблюдении всех необходимых условий. Мы со своей стороны обеспечили техническую готовность к такому формату документооборота и протестировали его подписание электронными подписями членов комиссии.
Если со стороны клиента также имеется возможность применения электронной подписи всеми слушателями, мы готовы подписать протокол в электронном виде.
Проверить лицензию и другие документы
Отзывы клиентов Группы учебных центров ПРОФИ
За 2024 год обучили 62 148 слушателей, станьте следующим!
Вопросы по обучению уточняйте у наших специалистов по телефону, электронной почте или с помощью формы заявки: открыть страницу с контактами